На основу искуства изграђеног након стотина пројеката, тим Оптима Групе
је временом усавршио поуздану процедуру инвентара, која обезбеђује максималан ниво
тачности у посебним условима сваког пројекта. Фазе сваког основног средства
пројекат инвентара су следећи:

У свакој фази, консултанти Оптима Групе ће креирати прилагођени план активности, који ће
узима у обзир специфичности наследства, локације и процедуре које се примењују
од стране сваког корисника. Све ове активности чиниће инвентарну процедуру која ће се
једнообразно примењују сви тимови за инвентар.


Идентификација имовине се заснива на налепницама са бар кодом или РФИД ознакама које су већ примењене или су у употреби применио тим Оптима Групе, а које се скенирају помоћу Цинкуе апликације инсталиран на мобилним терминалима са РФИД скенером или читачем. После скенирања свих средства на сајту су завршена, подаци се синхронизују у БацкОффице Цинкуе апликација, где се врше поређења са стањем на евиденцији и инвентару листе су попуњене.

Идентификација имовине од стране тимова за инвентаризацију врши се према једном од
следеће методе:

· Скенирањем етикете са бар кодовима или РФИД ознаком која је већ примењена на организацију средства, при чему се ове ознаке препознају на основу номенклатуре ставки учитаних у мобилни терминали;

· Ако таква ознака не постоји, потребно је користити другу јединствену идентификацију
критеријум, као што је серијски број (за ИТ објекте) или број инвентара кодиран нумерички
и означена на активу. Ове информације се могу унети са тастатуре мобилни терминал у апликацију Цинкуе;

· Ако нема информација повезаних са појединачним објектима за које се може користити
идентификују имовину, биће спроведен поступак идентификације који узима у
узети у обзир специфичности баштине;

· За сваки објекат наследства, Цинкуе софтверска апликација се додатно прикупља на лицу места на само постојање дотичног објекта, додатне дескриптивне информације, нпр
као: серијски број, марка, модел, произвођач, димензије, али и контекст: тхе
тачна локација објекта (на нивоу собе/канцеларије/спрата), корисник објекта. Кроз
у процедури, агенти ће такође у терминал унети информације о објектима
радни статус, да би се омогућило да се дају предлози за укидање.

Процедура инвентара коју користи Оптима Гроуп омогућава откривање и исправљање
све могуће људске грешке укључене у процес инвентара. Ако организација води номенклатуре основних средстава и инвентара на нивоу локације, до
учитавање ових података на мобилне терминале за скенирање, након завршетка поља
фази на свакој локацији, могу се израдити спискови недостајућих артикала, који ће бити потврђени са регионални представник организације.

Сви додаци које идентификује тим за инвентар на лицу места такође ће бити потврђени, овај почетни фаза валидације која је део фазе усаглашавања на нивоу локације. После
централизација свих локација, извршиће се фаза дораде провера, на ниво целокупне базе података, на основу алгоритама које је развио Цинкуе, који омогућавају а веома висок ниво ефикасности и тачности.

Уступањем активности инвентара, нема потребе за прекидом тренутне активности,
без обзира на то која су одељења укључена. Наши агенти имају велико искуство у оба
вођење оперативне процедуре и рад са особљем корисника како би се смањиле
нелагодност коју стварају специфичне активности инвентара.

Цена за спровођење процеса инвентуре основних средстава обично се одређује као цена по
средства подвргнута попису или као фиксна цена за цео пројекат. Стога
резултујућа цена је потпуно транспарентна и унапред позната.