CINQUE
CINQUE este soluția completă de gestionare și inventariere a activelor (mijloace fixe și obiecte de inventar) pe parcursul întregului ciclu de viață, de la achiziție și până la casare. Puteți urmări toate activele din companie, indiferent că este un laptop, un compresor sau o mașină de tuns iarbă. Soluția digitală de gestionare a activelor CINQUE permite colectatarea și actualizarea de informații cuprinzătoare din teren care să ajute la o gestionare foarte precisă a tuturor bunurilor din companie utilizând coduri de bare sau tag-uri RFID. CINQUE este leader de piață pentru soluțiile de gestionare și inventariere cu implementări în multe industrii cum ar fi retail, bănci și asigurări, utilități, sectorul public și multe alte industrii, companii care au de la câteva mii până la sute de mii de active distribuite geografic.
Infrastructură
Posibilitatea de a instala aplicația pe serverul beneficiarului (on-premise) sau infrastructură cloud.
Detalii active
Număr de inventar, denumire, valoare, locație, categorie, stare, coordonate GPS, serial number, gestionar, marca, model, producător, furnizor, dată achiziție, dimensiuni, centre de cost, număr factură.
Fișiere atașate activelor
Fotografii, video-uri, facturi, PV-uri, certificate de garanție, caracteristici tehnice, bonuri de mișcare, orice alt document.
Transferuri
Înregistrarea și generarea mai multor tipuri de operații și documente (transferuri, scoateri din gestiune, PV-uri).
Alerte
Alerte pe email sau SMS pentru transferuri, procesul de aprobare pentru operațiuni și documente, expirare de garanție, remindere pentru mentenanțe, orice alertă personalizată.
Identificare prin coduri de bare
Scanarea simplifică procesul de identificare, reduce timpul și crește acuratețea datelor pentru urmărirea și monitorizarea activelor. Etichetele pot fi de mai multe tipuri în funcție de mediul în care se găsește activul.
Inventariere active
Realizarea inventarului cu ajutorul aplicației Optimal Fixed Assets oferă beneficiarului instrumente care ușurează întregul proces.
Dispozitive active
Aplicații client multiplatformă (telefoane mobile / scannere / tablete cu sisteme de operare Android, iOS, Windows).
Reconciliere
Propuneri automate de reconciliere în funcție de denumire, serial number, poze, locație, dată achiziție, valoare sau alte criterii.
Rapoarte
Rapoarte standard conform legislației, rapoarte personalizate, rapoarte dinamice, dashboard-uri, posibilitatea de export în diferite formate (Excel, PDF etc.).
Urmărire istoric
Posibilitatea de a păstra istoricul tuturor operațiunilor asupra activelor pe tot ciclul de viață al acestora, de la achiziție până la casare (mișcări, schimbări de gestionări etc.).
Mentenanță active
Modul proiectat pentru organizarea, urmărirea și planificarea activităților de service și mentenanță al activelor.
Pași de implementare:
Analiză inițială
Planificare buget
Proiectare
Dezvoltare
Testare și implementare
Pilot
Întreținere, servicii post implementare
Studiu de piață:
Am stat de vorbă cu mai mulți responabili de gestionare a patrimoniului pentru a înțelege care sunt cele mai importante situații cu care se confruntă aceștia în activitatea de inventariere active.
În soluția CINQUE am înglobat aceste funcționalități astfel încât să îndeplinim toate aceste cerințe și să dezvoltăm o soluție cuprinzătoare.
În soluția CINQUE am înglobat aceste funcționalități astfel încât să îndeplinim toate aceste cerințe și să dezvoltăm o soluție cuprinzătoare.
Rezultate:
Identificarea în teren
43%
Gestionarea volumului mare de informații
54%
Productivitatea personalului
88%
Integrarea cu alte sisteme IT
73%
Transferuri ale activelor in timpul anului
96%
Adăugarea de active noi pe teren
63%
Durata de inventariere
93%
Stocarea detaliilor suplimentare pentru active
78%
Denumirea unitară a activelor
85%
Reconcilierea
100%
Tot ce ai nevoie pentru a prelua controlul asupra activelor tale
/ Evidența activelor este mai strictă
/ Stocarea de informații complete despre active
/ Stocarea de informații complete despre active
Costuri de inventariere mai mici
/ Reducerea costurilor alocate cu 60%
/ Reducerea timpilor alocați inventarierii
/ Reducerea timpilor alocați inventarierii
ACURATEȚE MAI BUNĂ PENTRU PROCESUL DE INVENTARIERE
/ Localizarea oricărui mijloc fix
/ Urmărirea mișcărilor mijloacelor fixe
/ Urmărirea mișcărilor mijloacelor fixe
SOLUȚIE PARAMETRIZABILĂ UȘOR DE UTILIZAT
/ Soluție parametrizabilă cu timp scurt de implementare
/ Interfață prietenoasă si intuitivă
/ Interfață prietenoasă si intuitivă
LEADER DE PIAȚĂ CU EXPERIENȚĂ ȘI COMPETENȚE DOVEDITE
/ Soluție fiabilă demonstrată de numeroase implementari
/ Servicii de calitate de project management, implementare și post implementare
/ Servicii de calitate de project management, implementare și post implementare
Funcționalități incluse în fiecare versiune
Versiuni soluție CINQUE
| Module | Express | Standard | Enterprise |
Inventarierea anuală
|
|||
| Gestionarea locațiilor (sucursalelor) și a patrimoniului acestora (realizarea inventarului fizic al locațiilor aflate în diverse puncte ale țării) |
|
|
|
| Gestionarea tuturor obiectelor din patrimoniu și a incintelor din locații prin coduri de bare identificabile cu ajutorul terminalelor mobile |
|
|
|
| Posibilitatea inventarierii online a bunurilor aflate în gestiunea angajaților aflați remote cu confirmarea acestora prin platforma Optimal fixed assets |
|
|
|
| Funcții speciale pentru crearea și tipărirea codurilor de bare, inclusiv sub forma QR |
|
|
|
| Posibilitatea de a vedea în timp real inventarierea mijloacelor fixe de pe teren |
|
|
|
| Vizualizarea fotografiilor, a detaliilor completate a unui mijloc fix ce a fost inventariat, date de GPS localizare |
|
|
|
| Reconciliere la nivel de mijloc fix direct din aplicație, reconciliere pe mai multe nivele |
|
|
|
| Propuneri de reconciliere după mai multe niveluri |
|
|
|
| Afișarea dinamică a comisiilor în listele de inventariere |
|
|
|
| Vizulizarea inventarelor pe diverse perioade, dashboard cu procentul scanărilor pe locatii, regiuni, useri |
|
|
|
| Evidențierea plusurilor și minusurilor de pe teren direct în aplicație, inclusiv cu fotografie și motivele minusurilor și plusurilor, observații |
|
|
|
| Ecran cu situații în inventariere atât pe inițial cât și pe final |
|
|
|
| Rapoarte pe diferite gestiuni, centre de cost, clădiri, regiuni, direcțiiA26 |
|
|
|
| Filtre pe diverse tipuri de categorii |
|
|
|
| Posibilitatea de a atașa fișiere în fișele activelor: ex : facturi, procese verbale etc. |
|
|
|
|
Transferuri
|
|||
| Păstrarea unui istoric al mișcărilor obiectelor din patrimoniu (mișcări între diferitele încăperi ale unei locații, între locații, între centre de cost, precum și între angajați) |
|
|
|
| Posibilitatea validării unui tranfer direct de pe e-mail |
|
|
|
| Posibilitatea ca un mijloc fix să fie transferat temporar către un alt utilizator |
|
|
|
| Crearea unui bon de mișcare cu unul sau cu mai multe mijloace fixe |
|
|
|
| Ecran de monitorizare a transferurilor în timp real, ecran cu aprobările transferurilor precum și export în aplicațiile contabile a transferurilor validate |
|
|
|
| Existența mai multor tipuri de transferuri: efectuate prin inventariere, reconciliere, transfer direct din aplicație |
|
|
|
|
Import/export
|
|||
| Posibilitatea de a importa și exporta fișiere în diferite formate (listă de inventar, listă diferențe, raport evaluare plusuri/minusuri) |
|
|
|
|
Integrare
|
|||
| Posibilitatea de integrare cu orice sistem contabil |
|
|
|
| Autentificarea prin SSO (Single Sign On) |
|
|
|
| Sincronizare zilnică a angajaților din AD (Active Directory) |
|
|
|
| Sincronizare zilnică sau periodică a contractelor din sistemul contabil |
|
|
|
| Sincronizare zilnică a cursului valutar |
|
|
|
| Sincronizare și cu alte programe ale companiei, partea de comisii, procese verbale IT |
|
|
|
| Export în orice versiune cvs, xlsx, doc, txt pentru implementare în sistemele contabile |
|
|
|
|
Funcționalități contabile
|
|||
| Gestionarea completă pe grupe și subgrupe de clasificare a mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar. Sunt incluse aici adăugările, modificările și eliminările de obiecte, precum și mișcările de inventar, transferuri între locații |
|
|
|
| Actualizarea amortizărilor MF-urilor , durata de viață |
|
|
|
| Posibilitatea transferurilor dintr-o clasă contabilă în altă clasă contabilă |
|
|
|
| Posibilitatea de a transfera valoarea de pe un mijloc fix pe altul |
|
|
|
| Înregistrarea și trimiterea fișei unui mijloc fix direct în sistemul contabil |
|
|
|
| Scoaterea din evidență a unui mijloc fix (vânzare, casare, donație) |
|
|
|
| Calcul de depreciere și generare de rapoarte |
|
|
|
|
Aplicația mobila
|
|||
| Luarea deciziilor asupra casării în funcție de starea constatată pe teren direct de pe terminal |
|
|
|
| Urmărirea mișcărilor mijloacelor fixe |
|
|
|
| Printarea etichetelor cu cod de bare direct din aplicația mobilă |
|
|
|
| Semnarea documentelor direct în aplicația mobilă (bonuri de mișcare, procese verbale de predare-primire) |
|
|
|
| Vizualizarea fotografiilor direct în aplicația mobilă |
|
|
|
| Scanare de tag-uri RFID |
|
|
|
| Posibilitatea de a scana offline, urmând a se varsă informațiile pe server în momentul sincronizării prin internet |
|
|
|
| Validarea de transferuri scanand QR-uri de pe documentele emise, validare ce se sincronizează cu serverul |
|
|
|
| Verificării rapoartelor în timp real direct în aplicația mobilă |
|
|
|
| Preluarea coordonatelor GPS pentru fiecare mijloc fix |
|
|
|
| Preluarea diferitelor informații ale mijlocului fix (serie, dimensiune, model etc.) |
|
|
|
| Operarea de transferuri de pe terminalul mobil |
|
|
|
|
Rapoarte
|
|||
| Lista de inventar |
|
|
|
| Lista de inventar plusuri |
|
|
|
| Lista de inventar minusuri |
|
|
|
| Lista de inventar minusuri/plusuri |
|
|
|
| Situații propuneri casare |
|
|
|
| Rapoarte transferuri între diferite unități logistite, clădiri, centre de cost, departamente etc. |
|
|
|
| Realizarea rapoartelor specifice necesare în funcție de cerințele beneficiarului (Memoriu justificativ, Anexa bunuri casate etc.) |
|
|
|
| Posibilitatea de a stoca, genera documente justificative |
|
|
|
| Generare documente specifice pornirii inventarierii (Decizie inventariere, Declaratie start inventar) |
|
|
|
|
Notificări
|
|||
| Notificări pe e-mail cu diferite solicitări, aprobări, validări, alocări |
|
|
|
| Trimitea documentelor justificative pe e-mail de la bonuri la rapoarte și procese verbale |
|
|
|
|
Funcționalități speciale
|
|||
| Crearea diferitelor roluri ale utilizatorilor și posibilitatea ca un utilizator să aibă mai multe roluri |
|
|
|
| Posibilitatea de a aloca drepturile unui angajat altui angajat |
|
|
|
| Posibilitatea de a crea utilități prin dezvoltare exact pe cerințele clientului cu personalizare |
|
|
|
| Inserarea de filmulețe video demonstrative |
|
|
|
| Crearea de ecrane cu manuale și diverse documente juridice informative |
|
|
|
| Alerte de expirare termene fie prin email, fie printr un ecran sau mesaje în aplicație |
|
|
|
| Posibilitatea gestionării, urmăririi mijloacelor fixe ce sunt trimise în service |
|
|
|
| Posibilitatea ca un mijloc fix să fie vândut în cadrul companiei declanșând un flux de aprobări către persoanele ce vor fi implicate în această operație |
|
|
|
| Posibilitatea de a deschide tichet pe anumite componente cu alocarea unui angajat spre rezolvare |
|
|
|
|
Funcționalități achiziții
|
|||
| Posibilitatea actualizării în orice moment a matricei de aprobare și importul ei în aplicație |
|
|
|
| Posibilitatea de a crea PR (purchase request) |
|
|
|
| Posibilitatea folosirii unui PR în mai multe oferte |
|
|
|
| Creare legătură între PR și buget la adăugarea unui PR |
|
|
|
| Posibilitatea de a crea oferte, încărcarea diferitelor tipuri de documente, trimiterea către furnizori și selectarea celei mai bune oferte |
|
|
|
| Posibilitatea clonării unei oferte existente (furnizori diferiți) |
|
|
|
| Posibilitatea de a crea un PO (purchase order) |
|
|
|
| Creare legătură între PO și buget la adăugarea unui PO |
|
|
|
| Posibilitate adăugare PO cu starea lipsă contract |
|
|
|
| Adaugare PO cu lipsă buget |
|
|
|
| Posibilitatea de a verifica că suma PO nu depașește valoarea contractului |
|
|
|
| Modificare valoare disponibilă per contract la fiecare comandă |
|
|
|
| Interogarea, modificarea stocului intern |
|
|
|
| Posibilitatea verificării oricărui furnizor pe site-ul ANAF |
|
|
|
| Posibilitatea gestionării bugetelor pe diferite structuri (centre de cost, departamente etc.) |
|
|
|
Cui se adresează soluția CINQUE?
Industrii
RETAIL
BĂNCI & ASIGURĂRI
UTILITĂȚI
IT & TELECOM
CONSTRUCȚII
SECTORUL PUBLIC
SĂNĂTATE PUBLICĂ
AGRICULTURĂ
MEDIA & PUBLICITATE
SERVICII
AUTO & ACCESORII
FARMA & COSMETICE
FMCG
DISTRIBUȚIE & PRODUCȚIE
LOGISTICĂ & TRANSPORTURI
Peste 200 de clienți cu care lucrăm
Clienții nostri
-
+40 21 252 60 64 - București
+40 264 42 55 67 - Cluj -
Olympia Tower, Bulevardul Decebal 25, București 030971
-
office@optima.ro