Въз основа на опит, изграден след стотици проекти, екипът на Optima Group
е усъвършенствал с течение на времето надеждна процедура за инвентаризация, която осигурява максимално ниво на точност в специалните условия на всеки проект. Етапите на всеки дълготраен актив проект за инвентаризация са както следва:

На всеки етап консултантите на Оптима Груп ще изготвят персонализиран план за дейността, който взема предвид спецификата на наследството, местоположението и приложимите процедури от всеки бенефициент. Всички тези дейности ще представляват процедура за инвентаризация, която ще бъде прилага се еднакво от всички екипи за инвентаризация.


Идентификацията на активите се основава на етикети с баркод или RFID етикети, които вече са приложени или се прилагат приложени от екипа на Оптима Груп, които се сканират с приложението Cinque инсталиран на мобилни терминали с RFID скенер или четец. След сканирането на всички активи на сайта е завършен, данните се синхронизират в BackOffice Cinque приложение, където се правят сравнения със ситуацията в записа и инвентара списъците са попълнени.

Идентифицирането на активите от инвентаризационните екипи се извършва по един от следните методи:

· Чрез сканиране на етикет с баркодове или RFID етикет, който вече е приложен към организацията активи, като тези етикети се разпознават въз основа на номенклатура от елементи, заредени в мобилни терминали;

· Ако такъв етикет не съществува, е необходимо да се използва друга уникална идентификация критерий, като сериен номер (за ИТ обекти) или инвентарен номер, кодиран цифрово и отбелязани върху актива. Тази информация може да се въведе от клавиатурата на мобилен терминал в приложението Cinque;

· Ако няма информация, свързана с отделните обекти, която може да се използва
идентифицират активите, ще бъде проведена идентификационна процедура, която взема предвид отчитат спецификата на наследството;

· За всеки обект на наследство, софтуерното приложение Cinque събира на място допълнително до самото съществуване на съответния обект, допълнителна описателна информация, т.н като: сериен номер, марка, модел, производител, размери, но също и от контекст: на точно местоположение на обекта (на ниво стая/офис/етаж), потребителя на обекта. През процедурата, агентите също ще въведат в терминала информация за обектите работно състояние, за да могат да се правят предложения за бракуване.

Процедурата за инвентаризация, използвана от Оптима Груп, позволява откриването и коригирането на всякакви възможни човешки грешки, включени в процеса на инвентаризация. Ако организацията поддържа номенклатури на дълготрайни активи и инвентарни позиции на ниво местоположение, по качване на тези данни в мобилните сканиращи терминали, след завършване на полето във всяко местоположение могат да се изготвят списъци с липсващи елементи, които ще бъдат валидирани с
регионалния представител на организацията.

Всички добавки, идентифицирани от екипа за инвентаризация на място, също ще бъдат валидирани, това първоначално етапът на валидиране е част от етапа на съгласуване на ниво местоположение. След централизация на всички локации, ще се извърши етап на прецизиране на проверките, на ниво на цялата база данни, базирано на алгоритми, разработени от Cinque, които позволяват a много високо ниво на ефективност и точност.

Чрез аутсорсинг на дейността по инвентаризация, няма нужда да прекъсвате текущата дейност, независимо от участващите отдели. Нашите агенти имат богат опит и в двете провеждане на оперативната процедура и работа с клиентския персонал за намаляване на дискомфорт, създаден от специфични инвентарни дейности.

Цената за извършване на процеса на инвентаризация на дълготрайните активи обикновено се определя като цена за актив подложен на инвентаризация или като фиксирана цена за целия проект. Следователно, на крайната цена е напълно прозрачна и известна предварително.